Come noto, con il D.Lgs. 10 marzo 2023 n. 24 è stata recepita nel nostro ordinamento la Direttiva UE 2019/1937 in materia di whistleblowing.
La procedura whistleblowing costituisce uno strumento di compliance aziendale che i dipendenti e i collaboratori esterni di un ente possono utilizzare per segnalare, attraverso modalità riservate e protette, la commissione di illeciti in ambito aziendale.
Il D.Lgs. 24/2023 è entrato in vigore il 15 luglio scorso per i soggetti pubblici e i datori di lavoro privati che hanno impiegato nell’ultimo anno una media di almeno 250 lavoratori subordinati; mentre diventerà vincolante il 17 dicembre 2023 per le imprese che hanno impiegato più di 50 lavoratori dipendenti nell’ultimo anno e, a prescindere dalle dimensioni dell’ente, per i datori di lavoro che abbiano già adottato un Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo ex D.Lgs. 231/2001.
Al fine di supportare le imprese nell’istituzione e nell’implementazione degli strumenti necessari per garantire l’ottemperanza della normativa in materia di whistleblowing, Confindustria ha elaborato una “Guida Operativa” tenuto conto delle indicazioni delle “Linee Guida” pubblicate dall’ANAC lo scorso 12 luglio 2023.
Il documento redatto da Confindustria non si limita ad analizzare la disciplina normativa di cui al D.Lgs. 24/2023, ma fornisce anche suggerimenti pratici volti all’adozione di procedure interne adeguate. Particolarmente rilevanti sono le indicazioni fornite da Confindustria in tema di scelta e istituzione del canale di segnalazione interno e di individuazione del soggetto chiamato a ricevere e gestire la segnalazione.
Con riferimento al canale di segnalazione interno, la “Guida Operativa” di Confindustria stabilisce che le imprese debbano prevedere una modalità di segnalazione in forma scritta (analogica o informatica) e una in forma orale, attraverso linee telefoniche dedicate o sistemi di messaggistica vocale e, su richiesta del segnalante, attraverso un incontro diretto con il gestore della segnalazione, da fissarsi entro un tempo ragionevole. Secondo Confindustria, per la predisposizione della procedura di segnalazione in forma scritta l’impresa potrà decidere se utilizzare una piattaforma online oppure optare per la posta cartacea. Così come stabilito nella “Linee Guida” dall’ANAC, viene ribadita, inoltre, l’inadeguatezza degli strumenti della posta elettronica ordinaria e della PEC per garantire la riservatezza del segnalante.
Il Decreto, poi, prevede che la ricezione e la gestione delle segnalazioni tramite il c.d. canale interno possano essere affidate ad un soggetto interno all’impresa (una persona fisica o un ufficio) oppure direttamente a un soggetto esterno. Fondamentale è che, però, il soggetto designato goda dei requisiti di autonomia, indipendenza e imparzialità. Nella “Guida Operativa” di Confindustria viene spiegato che questo ruolo può essere ricoperto dal responsabile anticorruzione, dai responsabili delle funzioni di internal audit o di compliance, dalle funzioni legali o delle risorse umane o dai Comitati Etici. Confindustria, inoltre, afferma che anche l’Organismo di Vigilanza può essere designato quale gestore delle segnalazioni, poiché già possiede i requisiti di indipendenza, autonomia e imparzialità.
Come si evince da quanto sopra sintetizzato, agli enti viene lasciato un discreto margine operativo, nel quale poter adottare soluzioni sostenibili ma, allo stesso tempo, adeguate per ottemperare correttamente agli obblighi sanciti dal D.Lgs. 24/2023 entro il 17 dicembre 2023.